13 lipca 2024 roku stał się momentem przełomowym dla polskich szkół – zakończył się okres papierowych legitymacji szkolnych, a ich miejsce zajęły nowoczesne, plastikowe karty. Dokumenty wydane przed tą datą zachowały ważność do końca edukacji ucznia w danej placówce, otwierając drogę do dalszej cyfryzacji systemu edukacji.
Plastikowe legitymacje – obowiązkowy standard
Od 13 lipca 2024 roku wszystkie nowe legitymacje przedszkolne dla dzieci z niepełnosprawnościami oraz legitymacje służbowe nauczycieli wydawane są wyłącznie w formie plastikowej. W przypadku nauczycieli warto podkreślić, że forma papierowa została wycofana już wcześniej – legitymacje PVC są wydawane nieprzerwanie od 2006 roku, a wcześniejsze dokumenty papierowe nie są już stosowane.
Zmiany zostały wprowadzone na mocy nowelizacji ustawy o dokumentach publicznych, która nakłada obowiązek stosowania odpowiednich zabezpieczeń. Plastikowe legitymacje posiadają rozmiary zbliżone do kart bankowych i mogą zawierać komponenty elektroniczne. Szczegółowe wytyczne dotyczące wyglądu i zabezpieczeń tych dokumentów określają stosowne rozporządzenia.
Już od 2018 roku istniała możliwość wydawania e-legitymacji w formie plastikowej, jednak od lipca 2024 roku stało się to obligatoryjne. Nowe dokumenty są wyposażone w hologramy potwierdzające ich autentyczność. Równolegle funkcjonuje aplikacja mLegitymacja, której ważność odpowiada dacie ważności fizycznego dokumentu.
Jak wdrożyć e-legitymacje w szkole?
Nowe regulacje prawne wprowadziły liczne wyzwania dla szkół – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Placówki muszą zdecydować, czy samodzielnie realizować proces drukowania legitymacji, czy zlecać go firmie zewnętrznej.
Zakup własnego zestawu do personalizacji i wydruku legitymacji oznacza większe nakłady początkowe, ale zapewnia niezależność operacyjną, krótszy czas oczekiwania na dokumenty oraz większe bezpieczeństwo danych uczniów. Zestawy tego typu zawierają drukarkę do kart, odpowiednie oprogramowanie, blankiety e-legitymacji, folie ochronne, hologramy oraz materiały konserwacyjne. W zależności od potrzeb szkoły, zestawy mogą być dostosowane do różnej skali wydruków – od pojedynczych dokumentów po duże serie.
Własny sprzęt wiąże się z koniecznością przeszkolenia personelu i cyklicznego zakupu materiałów eksploatacyjnych, jednak umożliwia szkołom pełną kontrolę nad procesem oraz lepsze zarządzanie danymi zgodnie z wymogami RODO. Niektóre placówki decydują się na wspólny zakup sprzętu w ramach sieci szkół lub porozumień między gminami, co obniża jednostkowe koszty inwestycji.
Outsourcing wydruku legitymacji może być korzystny dla mniejszych jednostek, które nie posiadają odpowiedniego zaplecza lub nie drukują dużych nakładów dokumentów. Choć niższe koszty początkowe i brak konieczności zakupu urządzeń są kuszące, zewnętrzna realizacja zamówień wiąże się z ryzykiem wydłużonego czasu realizacji oraz potencjalnymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa danych osobowych, zwłaszcza w okresach wzmożonego zapotrzebowania.
Studio ID – sprawdzony partner w wydawaniu e-legitymacji
Studio ID to firma specjalizująca się w produkcji plastikowych legitymacji szkolnych, która od lat wspiera placówki edukacyjne w procesie wdrażania nowoczesnych rozwiązań identyfikacyjnych. Oferowane przez Studio ID karty spełniają wymogi Ministerstwa Edukacji Narodowej, zapewniając nie tylko trwałość i czytelność dokumentów, lecz również możliwość integracji z systemami elektronicznymi funkcjonującymi w szkołach. Firma dostarcza kompleksowe zestawy, w skład których wchodzą drukarki kart, oprogramowanie do personalizacji dokumentów oraz szkolenia techniczne – wszystko po to, aby każda placówka mogła wdrożyć e-legitymacje zgodnie z obowiązującymi przepisami.